Autoreply im David.fx erstellen

Autoreply im David.fx erstellen  

Zunächst muss der Text des Autoreply angelegt werden. Dazu eine neue Nachricht öffnen und den entsprechenden Text eingeben. Weiter einen Betreff eingeben als Dokumentnamen unter dem das Dokument gespeichert werden soll.

Damit die Datei direkt im Archive Textbausteine des Users gespeichert wird, bitte über Datei->Erstellen->Persönlicher Textbaustein speichern.

Nun erstellen wir die entsprechende Regel. Dazu Rechtsklick auf den persönlichen Eingang->Regeln. Dann auf Hinzufügen und einen Namen für die Regel eingeben, z.B. Urlaub. Die Aktion nennt sich „Autoreply an Sender" und die Regel soll in diesem Fall nicht generell angewandt werden, daher keinen Haken setzen. Ist dieser Haken gesetzt, bezieht sich die Regel auf alle Nachrichten die im Eingang auflaufen.

Auf weiter klicken und nun die Bedingungen für die Regel erstellen.Wir wollen, dass die Regel nur für externe eMails gilt. Also wählen wir im ersten Feld den Punkt „Intern/Extern" aus, das zweite Feld bleibt auf „gleich" und im dritten dann „Extern". 

Jetzt klicken wir oben auf den Reiter „Autoreply". Im folgenden Fenster brauchen wir nur noch unser vorher erstelltes Dokument einbinden. Dazu auf das Dokumentsymbol mit dem grünen Pluszeichen für die „Vor Original-Nachricht" klicken.

Es öffnet sich eine Auswahl, in der wir über die Figurensymbole zwischen dem Archive für persönliche Textbausteine und dem für öffentliche Textbausteine umschalten können. Wir haben unser Dokument in den persönlichen Textbausteinen gespeichert. Dort wählen wir nun unser erstelltes Dokument und klicken auf „Einfügen und schließen“.

Anschließend noch auf Fertig stellen und die Regel ist erstellt. Über den Haken der Regel kann man diese nun jederzeit aktivieren oder deaktivieren, so wie man sie benötigt. Eine Alternative wäre, die Regel so zu erstellen, dass sie nur in einem bestimmten Zeitraum aktiv ist. Dazu muss man zusätzliche Bedingungen schaffen. Wir gehen also über bearbeiten in die bereits angelegt Regel hinein und wählen im vierten Feld der Bedingungen den Wert „Und“ aus. Es erscheint eine weitere Bedingung, in der wir in Feld eins „Datum“ auswählen, in Feld zwei „größer“, in Feld drei das Datum, welches einen Tag vor der Abwesenheit entspricht und in Feld vier wieder „Und“. Bei der neuen Bedingungen gehen wir dann ähnlich vor. Feld eins „Datum“, Feld zwei „kleiner“, Feld drei das Datum, welches einen Tag nach der Abwesenheit entspricht. Mit dem Klick auf OK sind wir damit fertig.

Diese Regel gilt also nur für eMails, die nach Freitag, dem 8.10.09 und vor Dienstag dem 12.10.09 empfangen werden, und noch dazu nur für die, die von extern kommen. Eine solche Regel kann man natürlich dauerhaft aktiviert lassen, und immer nur das Datum anpassen.
Generell sollte jede erstellt Regel auf Funktion getestet werden.

Hinweis:

Um einen bereits vorhandenen Textbaustein zu ändern, kann man im David Info Center im Navigator unter Persönlich -> Textbausteine die persönlichen und unter Archive -> Ressourcen -> Textbausteine die öffentlichen Textbausteine wieder finden. 

Haben sie Fragen zu einen dieser Themen, dann schreiben Sie uns bitte hier eine eMail, oder rufen uns unter der Telefonnummer Tel. 04266 / 954461 an, wir helfen Ihnen gerne und schnell weiter.